Das Dokumentenmanagement ist seit jeher ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg. Ohne alle Informationen griffbereit zu haben, ist ein effizientes Kund:innenmanagement schlicht unmöglich. Gleichzeitig ist das Dokumentenmanagement für Unternehmer:innen ein Dorn im Auge. Die Organisation und effektive Bereitstellung von Dokumenten sind arbeits- und zeitintensive Aufgaben, die meist als lästig angesehen werden. Das gehört nun der Vergangenheit an: Dokumentenmanagement leicht gemacht – mit System.
Digitaler Wandel, Covid-19 Pandemie & Co. haben die Welt deutlich umgekrempelt. Wo sich früher Akten stapelten und Informationen zwischen einzelnen Papieren verloren gingen, tun sich heute neue Schwierigkeiten auf: Alle Daten, Informationen und Dokumente werden online gesammelt und gespeichert. Die digitalen Papierberge bedeuten jedoch eine ganz neue Bedrohung: Ohne relevante Dokumente, die jederzeit eingesehen werden können, sind die Bedürfnisse und steigenden Erwartungen der Kundschaft und Stakeholder kaum mehr zu erfüllen. Wie können Sie diese Herausforderungen meistern und Ihren Unternehmenserfolg nicht nur sichern, sondern auch maximieren? Klar, mit einem passenden Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS)!
Quelle: https://appexchange.salesforce.com/listingDetail?listingId=a0N3A00000Ew7JWUAZ&tab=e
Ein DMS ist eine Software, die es Ihnen ermöglicht, eine 360° Sicht auf alle Geschäftsvorfälle zu erhalten. Die Vorteile davon liegen auf der Hand: maximale Produktivität und sichere Bereitstellung aller relevanten Dokumente. Insbesondere das Zusammenfließen von Daten aus unterschiedlichen Systemen wie einem CRM– und ERP-System macht ein DMS so attraktiv. Durch das Vermeiden von Insellösungen kann Transparenz geschaffen werden, die das Arbeiten deutlich erleichtert.
Vor allem der Vertrieb kann von einem DMS profitieren, da digitale Kund:innenakten angelegt werden können, in denen alle Informationen (wie Verträge, Aufträge, Rechnungen und weitere Dokumente) des/der jeweiligen Kund:in zusammengefasst werden können und so allen Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Dies gewährleistet eine effiziente Arbeit, selbst wenn ein:e Vertriebsmitarbeiter:in ausfallen sollte. Weiterhin können alle Mitarbeitenden dank der Versionisierung jede einzelne Änderung am Dokument mitverfolgen und so Unstimmigkeiten gegebenenfalls einfach auflösen.
Durch eine automatische Eingangsrechnungsverarbeitung fallen zeitintensive administrative Aufgaben des Rechnungswesens weg. Anstatt alle Rechnungsinformationen manuell abtippen zu müssen, können Ihre Mitarbeitenden davon profitieren, dass diese Daten automatisch in das DMS eingespeist werden. Zusätzlich werden diese Informationen automatisch in das ERP-System eingepflegt. Buchhaltung war noch nie so einfach und effizient. Auch Lieferant:innenakten können in einem DMS gespeichert werden und so das Procurement unterstützen, strukturiert zu arbeiten.
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Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit einem DMS wie dem von d.velop, welches Sie vollumfänglich in Ihre Salesforce Umgebung integrieren können. Dokumente in Salesforce werden von dem DMS nach Duplikaten durchsucht, sodass keine Dopplungen unnötig Speicherplatz blockieren und zu Unübersichtlichkeit führen können. Alle Dokumente werden strukturiert abgelegt, sodass Sie und Ihre Mitarbeitenden jederzeit auf diese zugreifen können, ohne lange danach suchen zu müssen. Das DMS von d.velop speichert Ihre Daten GoBD konform und revisionssicher, der Schutz Ihrer Daten hat Priorität. Auch Mitarbeitende ohne Salesforce-Lizenz können von der Software profitieren, da sich die Dokumente mit dem richtigen Zugang auch über den Webbrowser öffnen lassen.
Überzeugen auch Sie sich von den vielen Vorteilen des Dokumentenmanagementsystems von d.velop und installieren Sie das Tool direkt über Salesforce AppExchange.
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