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Dokumentenmanagement in Salesforce – ein DMS für Success

Dokumentenmanagement in Salesforce – ein DMS für Success

von | Jan 10, 2023 | CRM, Salesforce

Das Dokumentenmanagement ist seit jeher ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg. Ohne alle Informationen griffbereit zu haben, ist ein effizientes Kund:innenmanagement schlicht unmöglich. Gleichzeitig ist das Dokumentenmanagement für Unternehmer:innen ein Dorn im Auge. Die Organisation und effektive Bereitstellung von Dokumenten sind arbeits- und zeitintensive Aufgaben, die meist als lästig angesehen werden. Das gehört nun der Vergangenheit an: Dokumentenmanagement leicht gemacht – mit System.

Digitaler Wandel, Covid-19 Pandemie & Co. haben die Welt deutlich umgekrempelt. Wo sich früher Akten stapelten und Informationen zwischen einzelnen Papieren verloren gingen, tun sich heute neue Schwierigkeiten auf: Alle Daten, Informationen und Dokumente werden online gesammelt und gespeichert. Die digitalen Papierberge bedeuten jedoch eine ganz neue Bedrohung: Ohne relevante Dokumente, die jederzeit eingesehen werden können, sind die Bedürfnisse und steigenden Erwartungen der Kundschaft und Stakeholder kaum mehr zu erfüllen. Wie können Sie diese Herausforderungen meistern und Ihren Unternehmenserfolg nicht nur sichern, sondern auch maximieren? Klar, mit einem passenden Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS)!

DMS von d.velop: documentlist

Quelle: https://appexchange.salesforce.com/listingDetail?listingId=a0N3A00000Ew7JWUAZ&tab=e

Ein DMS ist eine Software, die es Ihnen ermöglicht, eine 360° Sicht auf alle Geschäftsvorfälle zu erhalten. Die Vorteile davon liegen auf der Hand: maximale Produktivität und sichere Bereitstellung aller relevanten Dokumente. Insbesondere das Zusammenfließen von Daten aus unterschiedlichen Systemen wie einem CRM– und ERP-System macht ein DMS so attraktiv. Durch das Vermeiden von Insellösungen kann Transparenz geschaffen werden, die das Arbeiten deutlich erleichtert.

Vor allem der Vertrieb kann von einem DMS profitieren, da digitale Kund:innenakten angelegt werden können, in denen alle Informationen (wie Verträge, Aufträge, Rechnungen und weitere Dokumente) des/der jeweiligen Kund:in zusammengefasst werden können und so allen Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Dies gewährleistet eine effiziente Arbeit, selbst wenn ein:e Vertriebsmitarbeiter:in ausfallen sollte. Weiterhin können alle Mitarbeitenden dank der Versionisierung jede einzelne Änderung am Dokument mitverfolgen und so Unstimmigkeiten gegebenenfalls einfach auflösen.

Durch eine automatische Eingangsrechnungsverarbeitung fallen zeitintensive administrative Aufgaben des Rechnungswesens weg. Anstatt alle Rechnungsinformationen manuell abtippen zu müssen, können Ihre Mitarbeitenden davon profitieren, dass diese Daten automatisch in das DMS eingespeist werden. Zusätzlich werden diese Informationen automatisch in das ERP-System eingepflegt. Buchhaltung war noch nie so einfach und effizient. Auch Lieferant:innenakten können in einem DMS gespeichert werden und so das Procurement unterstützen, strukturiert zu arbeiten.   

DMS by d.velop: signature

Quelle: https://appexchange.salesforce.com/listingDetail?listingId=a0N3A00000Ew7JWUAZ&tab=e

Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit einem DMS wie dem von d.velop, welches Sie vollumfänglich in Ihre Salesforce Umgebung integrieren können. Dokumente in Salesforce werden von dem DMS nach Duplikaten durchsucht, sodass keine Dopplungen unnötig Speicherplatz blockieren und zu Unübersichtlichkeit führen können. Alle Dokumente werden strukturiert abgelegt, sodass Sie und Ihre Mitarbeitenden jederzeit auf diese zugreifen können, ohne lange danach suchen zu müssen. Das DMS von d.velop speichert Ihre Daten GoBD konform und revisionssicher, der Schutz Ihrer Daten hat Priorität. Auch Mitarbeitende ohne Salesforce-Lizenz können von der Software profitieren, da sich die Dokumente mit dem richtigen Zugang auch über den Webbrowser öffnen lassen.

Überzeugen auch Sie sich von den vielen Vorteilen des Dokumentenmanagementsystems von d.velop und installieren Sie das Tool direkt über Salesforce AppExchange. 

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Salesforce im Flow: Was ist die Salesforce Plattform?

von | Jan 9, 2023 | CRM, Salesforce

🚀 Klappe die Erste für SALESFORCE IM FLOW 🚀 

In dieser Videoreihe erklärt Euch unser Gründer und Geschäftsführer Philip Czupras alle Themen rund um Salesforce, CRM und Digitalisierung auf einfache Art und Weise! An Beispielen führt er Euch Schritt für Schritt durch Salesforce und erklärt Euch alles, was Ihr wissen müsst. Salesforce verstehen war noch nie so einfach!

Das erste Video dreht sich rund um die Salesforce Plattform. Was ist die Salesforce Plattform, welche Funktionen gibt es und wie nutze ich diese? Schaut Euch das Video an und lasst Eure Fragen beantworten!

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Das Geheimnis eines perfekten Kund:innenservice: Customer Empathy

Das Geheimnis eines perfekten Kund:innenservice: Customer Empathy

von | Aug 25, 2022 | CRM, Salesforce

Customer Journey, Customer Experience, Customer Centricity. Diese Begriffe sind mittlerweile – zum Glück – den meisten Unternehmenden geläufig. Eine gute Customer Journey führt zu einer optimierten Customer Experience (wie das geht, können Sie hier nachlesen) und die Kundschaft in den Mittelpunkt zu stellen ist oft Standard. So weit, so gut. Warum also läuft es manchmal doch nicht ganz rund, obwohl all diese Dinge berücksichtigt wurden? Die Lösung liegt so nahe, dass sie oft übersehen wird: Customer Empathy. Wir fassen für Sie zusammen, was Customer Empathy ist und wie das in die jeweiligen Prozesse miteinbezogen werden kann.

Was ist Customer Empathy und warum ist sie wichtig? 

Vielleicht haben Sie schon einmal versucht, die Sicht Ihrer Kundschaft einzunehmen, um Ihren Store, Onlineshop oder Service zu verbessern. Kurz gesagt beschreibt genau das Customer Empathy: Prozesse aus Kund:innensicht betrachten und so Herausforderungen, Anforderungen und gute (Teil-) Prozesse zu erkennen. Anders als bei anderen Methoden wird jedoch hier der Fokus auf die Sinne und die Einstellung der Kund:innen gelegt, um die intrinsischen Motivationen dieser zu erforschen und zu verstehen. Ohne diese zu kennen ist Customer Centricity schlicht nicht möglich. Besonders wegen der neuen Herausforderungen der voranschreitenden Digitalisierung und des immer stärker werdenden Wettbewerbs ist diese entscheidend für den Unternehmenserfolg. Kurz: Ohne Customer Empathy keine Customer Centricity und ohne diese keine Wettbewerbsvorteile und keine Umsatzmaximierung.

Meeting, Teamwork

Sinne oder innere Einstellungen lassen sich jedoch nicht einfach durch vorhandene Daten messen und analysieren. Die notwendigen Informationen müssen gesammelt werden, um aus diesen anschließend Erkenntnisse ziehen zu können. Customer Empathy kann grundsätzlich in drei verschiedene Typen unterteilt werden:

  • Emotionale Empathie (Wie fühlen sich die Kund:innen?), 
  • Kognitive Empathie (Welche Perspektive nimmt die Kundschaft ein und welche Absicht hat sie?) und 
  • Mitfühlende Empathie (Welche wirksamen Maßnahmen können ergriffen werden, um der Kundschaft ein besseres Gefühl zu vermitteln?). 

Wie kann Customer Empathy aufgebaut werden? 

Was Customer Empathy bedeutet ist nun geklärt, aber wie können Sie diese in Ihrem Unternehmen aufbauen? Wichtig ist, dass Sie alle drei Typen beachten, um umfassende Ergebnisse zu erzielen und aus diesen Maßnahmen ableiten, die die Kundschaft langfristig an Sie binden. Schaffen Sie für jede Kategorie einzelne Vorgehensweisen, um Ihre Kundschaft besser kennenzulernen. Wir haben einige Beispiele für Sie aufgelistet: 

 

Emotionale Empathie  

  • Achten Sie darauf, wie Ihre Kund:innen Ihr Produkt nutzen 
  • Fragen Sie regelmäßig nach Feedback und werten Sie dieses aus 
  • Sprechen Sie Ihre Mitarbeitenden an, die direkten Kund:innenkontakt

Kognitive Empathie  

  • Tun Sie so, als ob Sie Kund:in wären 
  • Arbeiten Sie in Positionen mit direktem Kund:innenkontakt und lassen Sie andere Mitarbeitende für einen Tag dort arbeiten
  • Stellen Sie sich und Ihren Mitarbeitenden vor allen Meetings diese Frage: “Welchen Vorteil hat dieses Meeting für die Kundschaft?”

Mitfühlende Empathie 

  • Sprechen Sie direkt mit Ihrer Kundschaft 
  • Hören Sie sich Geschichten und Erfahrungsberichte von Ihrer Kundschaft an 
  • Lassen Sie sich von Ihrer Kundschaft inspirieren und integrieren Sie diese in Entscheidungsprozesse 
hands, teamwork

Nun wissen Sie, dass Sie einzelne Maßnahmen ergreifen sollten, um Customer Empathy aufzubauen und somit die Bindung zu Ihrer Kundschaft zu stärken und eine nachhaltige Beziehung zu etablieren. Und da Sie sich bestimmt schon mit den Themen Customer Journey und Customer Experience beschäftigt haben, wissen Sie jetzt bestimmt schon, wie genau Sie Planung und Steuerung dieser Maßnahmen angehen. Richtig, mit einer Customer Empathy Map. 

 

Customer Empathy Map 

Eine Customer Empathy Map erstellen Sie am besten im Team als Workshop. Dabei sollten Sie darauf achten, dass verschiedene Mitarbeitende aus möglichst unterschiedlichen Positionen teilnehmen. Vergessen Sie insbesondere nicht diejenigen, die den meisten Kontakt zu Ihrer Kundschaft haben. Anschließend entwerfen Sie gemeinsam eine Karte, auf der Sie alle Sinneswahrnehmungen und positive und negative Emotionen aus Kund:innensicht zusammenfassen. Stellen Sie sich Fragen, wie zum Beispiel “Was sieht die Kundschaft?”, “Was denkt oder fühlt die Kundschaft?”, “Was hört die Kundschaft?” und “Was sagt oder tut die Kundschaft?”. Aus diesen Antworten können Sie einzelne Maßnahmen ableiten und diese anschließend zielsicher umsetzen. Besonders einfach und gut lässt sich die Customer Empathy Map mit Salesforce erstellen, da sie diese Ideen und Informationen automatisch mit Ihren Kund:innenkontakten verbinden können. So haben alle Mitarbeitenden auf diese relevanten Daten jederzeit Zugriff und können die Ansprache gegenüber der Kundschaft allgemein, aber auch bestimmten Kund:innen optimieren.

Customer Empathy Map

Die Software unterstützt Sie zudem mit Salesforce Einstein, einer künstlichen Intelligenz (kurz: KI), die Sie und Ihre Mitarbeitenden durch gezielte Maßnahmen und Empfehlungen entlastet. Einstein analysiert für Sie einzelne (Teil-) Prozesse, gibt Handlungsempfehlungen vor und führt diese selbständig durch. So können dank der KI beispielsweise eine bestimmte Anzahl an E-Mails zu einem Zeitpunkt versendet werden, wenn die meisten Empfangenden diese auch lesen würden. Die Inhalte dieser E-Mails überprüft Einstein automatisch auf ihre Tonalität, um auszuschließen, dass Sie unpassende negativ formulierte Texte versenden. Weiterhin schlägt die KI Bildmaterial vor, das auf die anzusprechende Person personalisiert ist. Entlasten Sie Ihre Mitarbeitenden durch eine starke KI wie Salesforce Einstein und erhöhen Sie so die Effizienz beim Erstellen einer Customer Empathy Map. 

Eine der größten Herausforderungen der Digitalisierung ist nach wie vor, alle Kund:innen zu erreichen und langfristige, nachhaltige Beziehungen zu diesen aufzubauen. Um diese Ziele zu erreichen, muss die Kundschaft in den Mittelpunkt gerückt werden. Customer Empathy spielt hierbei eine entscheidende Rolle, denn nur, wenn auch die intrinsischen Motivationen bekannt sind, können Kund:innenprozesse optimal ausgesteuert werden. Profitieren Sie von den umfangreichen Möglichkeiten, die Ihnen Salesforce Einstein bietet, um die Einstellungen Ihrer Kundschaft besser verstehen zu können. Lernen auch Sie Ihre Kundschaft besser kennen, entwickeln Sie konkrete Maßnahmen und blicken Sie Ihrem maximierten Unternehmenserfolg entgegen! 

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Automatische SCHUFA-Bonitätsauskunft für Salesforce mit JustOn

Automatische SCHUFA-Bonitätsauskunft für Salesforce mit JustOn

von | Jun 23, 2022 | CRM, Salesforce, Uncategorized

Tolle Neuigkeit! JustOn hat eine Erweiterung auf den Markt gebracht, mit der User der Salesforce Clouds zukünftig automatisch SCHUFA-Bonitätsauskünfte abrufen können. So kann die Liquidität der Kundschaft und Geschäftspartner:innen im Handumdrehen kontrolliert werden. Welche Vorteile die Automatisierung für den B2B- und B2C-Bereich hat, erfahren sie nun.

Die Software JustOn Billing & Invoice Management wurde direkt in Salesforce entwickelt, um Abrechnungen zu digitalisieren, automatisieren und zu erleichtern. Die Software lässt sich in alle Apps auf Salesforce AppExchange integrieren, sodass nahtlose, systemübergreifende Schnittstellen entstehen. Schon länger kooperieren beide Unternehmen miteinander, doch jetzt hat JustOn die eigene Produktpalette erweitert: Direkt aus der Anwendung heraus können Bonitätsauskünfte direkt bei der SCHUFA abgerufen werden.

Die SCHUFA (Schutzgemeinschaft für allgemeine Kreditsicherung) ist eine Wirtschaftsauskunftei, die in Deutschland marktführend agiert. Die SCHUFA stellt Informationen von Unternehmen und natürlichen Personen zur Verfügung, damit Unternehmen die Bonität und Identität von Kund:innen überprüfen können, um so Betrug vorzubeugen. Die bereitgestellten geschützten Daten gelten dem Aufbau von Vertrauen zwischen Vertragspartner:innen, um so seriöse Geschäfte zu ermöglichen. Insbesondere fordern Immobilienvertretende Bonitätsauskünfte der SCHUFA an, um die Liquidität der potenziellen Mietenden vorab zu überprüfen.

Die Vorteile dieser Integration liegen klar auf der Hand: Administrative Aufgaben, wie das Erfragen einer SCHUFA-Auskunft stellen einen erheblichen Verwaltungsaufwand dar, der nun komplett wegfällt. Zudem kann durch die einfache Bonitätsprüfung das Risiko von Zahlungsausfällen deutlich verringert werden.

Weiterführend werden alle überprüften Auskünfte automatisch in die individuellen Accounts der Kund:innen eingepflegt und gespeichert, sodass diese immer wieder einzusehen sind. Das automatische Integrieren der Bonitätsauskünfte reduziert weiterhin die administrativen Aufgaben von Mitarbeitenden. Zudem müssen Mitarbeitende nicht mehr mit unterschiedlichen Benutzungsoberflächen arbeiten, sondern können die Daten aus den Bonitätsauskünften in der gewohnten Salesforce-Umgebung einsehen.

Alle Daten und Informationen von der SCHUFA werden ohne das Mitwirken Dritter direkt in Salesforce eingebunden, sodass keine Systembrüche entstehen und alle Daten sicher abgelegt werden.

Damit Sie sich von den vielen Vorteilen von ‘JustOn SCHUFA Inquiries’ selbst überzeugen können, gibt es nun die Möglichkeit das Tool 30 Tage lang kostenlos zu testen.

Profitieren auch Sie von automatischen SCHUFA-Bonitätsauskünften für Salesforce mit JustOn!

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Was kostet ein Consultant?

Was kostet ein Consultant?

von | Jun 14, 2022 | CRM, Salesforce, Uncategorized

„Wir würden ja ein Consulting-Unternehmen beauftragen, aber das ist uns einfach zu teuer!“ – nicht selten scheitert die Einführung eines CRM-Systems an Aussagen wie dieser. Dass ein passendes CRM-System wichtig ist, zunehmend an Bedeutung gewinnt und zu einer Maximierung des Unternehmenserfolges führt, ist den meisten Verantwortlichen bewusst. Doch die vermeintlich hohen Kosten für die Consultants schreckt zunächst ab.

Damit Sie für Ihr Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen können, haben wir das Honorar für Sie folgend aufgegliedert.

Die Kosten für Consultants, die bei Ihnen Salesforce einführen, werden zumeist in Tagessätzen berechnet. Diese variieren je nach Beratungsunternehmen und Dienstleistung zwischen etwa 1000 EUR und 2000 EUR. Zunächst vermitteln diese Summen den Anschein, dass Consultants wie Dagobert Duck im Geld schwimmen würden. Werden einzelne Kostenpunkte jedoch von den Tagessätzen differenziert, wird deutlich, weshalb diese „so hoch“ angesetzt werden müssen.

 

Ihr Projekt

Bei den Tagessätzen, die Ihre Consultants berechnen, handelt es sich um ein Rundumpaket. Dieses umfasst alle Schritte von Anforderungsaufnahme, Analyse, Solution Design , Implementierung, Auswertung und Trainings bis hin zum Ongoing-Support. Das bedeutet, dass auch die Durchführung nicht immer offensichtlichen Nebeneffekten während der Arbeitszeit (wie Erklärungen und Beratungen Ihrer Mitarbeiter) mit umfasst sind.

Zudem fallen für Ihr Unternehmen keine Unterhaltskosten wie die Anschaffungs- und Verwaltungskosten für notwendige Soft- und Hardware an. Die gesamten Aufwendungen trägt das Consulting-Unternehmen.

Journey Builder Salesforce hanseflow

Ihr Consultant

Für einen erfolgreichen Projektabschluss stehen Ihnen hervorragend ausgebildete Consultants zur Seite. Diese verfügen über viel praktisches Wissen und über Erfahrungen aus vergangenen Projekten. Diese werden ergänzt durch jahrelange Erfahrungen des Beratungsunternehmens in Gänze mit meist hunderten von erfolgreichen Projekten, zusammen dem eigens aufgebauten Netzwerkes. Bei speziellen Herausforderungen kommt hier ein ganzes Team zusammen, um diese schnellst- und bestmöglich zu lösen. Auch theoretisches Wissen bringt Ihr Consultant mit sich, denn besonders die IT-Branche entwickelt sich rasch weiter, sodass die Berater:innen sich stetig weiterbilden müssen. Die Kosten für Weiterbildungsangebote trägt ebenfalls das Consulting-Unternehmen.

Zusätzlich zu diesen Hardskills sind auch Softskills unbedingt erforderlich, um Ihr Projekt erfolgreich abschließen zu können. Zu diesen gehören insbesondere Einfühlungsvermögen, Überzeugungskraft, didaktische Fähigkeiten, ein Auge für Details, gleichzeitig den Blick auf das große Ganze zu behalten und Flexibilität.

Oft agiert ein Consultant nicht bloß beratend, sondern zugleich auch vermittelnd zwischen mehreren Parteien. Dabei muss dieser branchenorientiert, ökonomisch und pragmatisch denken und gleichzeitig Limits erkennen und schnell reagieren können, um das Projekt nicht zum Stoppen (oder sogar zum Erliegen) zu bringen.

Ihr Consulting-Unternehmen

Ihr Consultant arbeitet für ein Unternehmen, in einem Büro, an einem Schreibtisch, mit technischer Ausstattung und einem Team, das zum Teil im Hintergrund agiert. Auch diese „kleinen Dinge“ müssen bezahlt werden. Darunter fallen zum Beispiel die Büromiete und Ausgaben für Wasser, Strom, Hard- und Software sowie Angestellte im Personalwesen, der Administration, im Marketing und Sales.

Auch die sogenannten Bench-Zeiten (nicht verrechenbare Arbeitszeit zwischen zwei Projekten) und die Kosten im Falle eines krankheitsbedingten Ausfalls ihres Consultants werden über den Tagessatz gedeckt. Nur so ist es möglich, einen Ersatz für Ihren Consultant zu stellen, sodass Sie weder Zeit verlieren noch Extrakosten riskieren müssen.

Durchschnittlich gibt es in einem Monat 21 Arbeitstage. Neben der Arbeit an Projekten sind Consultants auch für bestimmte administrative Aufgaben zuständig, die im Schnitt etwa fünf Arbeitstage beanspruchen. So bleiben lediglich 16 Tage, um alle Kosten (Personal, Material etc.) zu decken und einen Gewinn zu erzielen, um Risikorücklagen zu bilden.

Ein weiterer wichtiger und nicht zu unterschätzender Kostenpunkt ist die Talentsuche: Auch die IT- und Beratungsbranche hat mit dem Fachkräftemangel zu kämpfen. Beratungsunternehmen müssen immer mehr Geld investieren, um gute Consultants zu finden und für sich zu gewinnen. Inhouse-Consulting wäre allein unter diesem Gesichtspunkt ein deutlich höherer Kostenfaktor als die Beauftragung externer Consultants.

Salesforce Journey Builder hanseflow

Die vermeintlich hohen Tagessätze setzen sich aus vielen verschiedenen Kostenpunkten zusammen. Einige dieser haben wir für Sie aufgelistet, sodass Sie einfacher erkennen können, weshalb sich eine Beauftragung eines Consulting-Unternehmens rentiert. Hervorzuheben sind insbesondere der Support von Projektbeginn an und die qualifizierten Consultants, die Ihnen mit Rat und Tat zu Seite stehen und Ihr Projekt schnellstmöglich erfolgreich abschließen.

Und zu guter Letzt: Einmal investiert profitieren Sie und Ihr Unternehmen über Jahre, Jahrzehnte, für immer.

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