Datenimport in Salesforce

In unserem Beitrag möchten wir den Datenimport in Salesforce so einfach wie möglich und Schritt für Schritt erklären. Diese Anleitung orientiert sich am Beispiel “Leads”, aber lässt sich selbstverständlich auch für andere Salesforce Objekte anwenden.

Grundsätzlich können alle Daten für alle Objekte importiert werden. Um Daten für das gewünschte Objekt zu importieren, wählen Sie dieses in der Navigationsleiste aus und öffnen Sie die Listenansicht. Klicken Sie anschließend oben Rechts neben „Neu“ auf „Importieren“.

Import am Beispiel “Leads” 

Nachdem Sie auf „Importieren“ geklickt haben, öffnet sich das Import Setup. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Standardobjekt „Leads“ um fortzufahren.

Im nächsten Schritt werden Sie gefragt, wie Sie vorgehen möchten. Wenn Sie komplett neue Datensätze in Ihr Salesforce importieren möchten, wählen Sie „Neue Datensätze hinzufügen“. Wenn sich bei Ihnen große Mengen von Daten geändert haben und Sie nicht alle einzeln im System ändern wollen, wählen Sie „Bestehende Datensätze aktualisieren“. Ist beides der Fall, nutzen Sie die Option „Neue Datensätze hinzufügen und bestehende aktualisieren“.

 Neue Datensätze hinzufügen 

Nun können Sie weitere Einstellungen für den Import vornehmen. Im Feld „Lead abgleichen nach“ können Sie auswählen, wie die vorhandenen Leads mit den neuen abgeglichen werden sollen um Dopplungen zu vermeiden. Wenn Sie “Bestehende Datensätze aktualisieren”, empfiehlt es sich die Daten mit der “Salesforce ID” abzugleichen. Wie genau das funktioniert, wird in einem weiteren Beitrag erklärt.

Bei „Dieser Quelle neue Leads zuweisen“ können Sie auswählen, woher die importierten Leads stammen. (Zum Beispiel von einem Vertragspartner).

“Alle Leads mit dieser Zuordnungsregel zuordnen” bestimmt den Inhaber dieser Leads. Das nächste Feld sollte beim Import von großen Datenmengen außer Acht gelassen werden, da sonst massenweise Benachrichtigungs-E-Mails verschickt werden. Bei “Alle Leads Kampagnen zuordnen” können Sie Ihre Leads automatisch einer Marketingkampagne zuordnen. Wenn Sie zum Beispiel 100 neue Leads von einer Messe erhalten haben, können diese direkt der Messe Kampagne zugeordnet werden.

Den Haken bei „Workflow-Regeln und -Prozesse auslösen“ sollten Sie generell weglassen. Diesen Haken sollten Sie nur setzen, wenn konfigurierte Automatisierungen durch den Import ausgeführt werden sollen. Allerdings ist dies nicht zu empfehlen.

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie Ihre CSV-Datei hochladen. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Excel-Dateien richtig exportieren!

Gehen Sie dazu auf Excel ->  Exportieren -> Dateityp ändern -> Text (Tabstopp-getrennt).

Ziehen Sie die gewünschte CSV-Datei in das dafür vorgesehene Feld „CSV-Datei zum Hochladen hierher ziehen“ und wählen Sie anschließend „Werte getrennt durch Registerkarte“. Anschließend klicken Sie unten rechts auf „Weiter“.

Wenn Ihre CSV-Datei mit den Salesforce Obejekten übereinstimmt, sollte in der Regel keine Feldzuordnung nötig sein und Sie können den Import starten.

Falls Sie doch einmal Felder zuordnen müssen, klicken Sie Links auf „Zuordnen“ und orientieren Sie sich an den Beispielen auf der rechten Seite. Wenn Sie alle Felder richtig zugeordnet haben, können Sie unten rechts auf „Weiter“ klicken und der Import startet.

Feldzuordnung bearbeiten 

Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie nun nach dem passenden Feld in Salesforce suchen können. Als Beispiel: In der CSV-Datei existiert eine Spalte mit dem Namen „PLZ“. In Salesforce hingegen wird das Feld aber als „Postleitzahl“ ausgeschrieben, weswegen die Zuordnung nun Fehler aufweist. Suchen Sie also das richtige Feld und klicken Sie anschließend auf „Zuordnen“.

Wichtig: Bei Problemen überspringt Salesforce komplette Datensätze, die Ihnen nach dem Import fehlen. Achten Sie immer darauf, dass die Spalten in Ihrer Excel-Tabelle mit den Feldern in Salesforce übereinstimmen!