Prozesse müssen stetig optimiert und weitestgehend automatisiert werden. So weit, so gut. Aber was hat Robotic Process Automation (RPA) damit zu tun und was sind die Unterschiede zur traditionellen Prozessautomatisierung? Mit dieser Frage stehen Sie nicht allein da, denn hinter dem Kürzel „RPA“ steckt ein komplexer Prozess, der so einfach nicht zu verstehen ist. Was genau RPA bedeutet und warum es für Ihr Unternehmen ein gewinnmaximierender Vorteil sein könnte, erfahren Sie hier!
Das bedeutet RPA und darum es auch für Ihr Unternehmen relevant
Sie warten immer noch auf den richtigen Zeitpunkt, um Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren, weil das zu viel Zeit in Anspruch nimmt? An dieser Stelle können wir das erste Vorurteil aus dem Weg räumen: Die Automatisierung Ihrer Prozesse geht schnell und einfach. Denn genau hier kommt Robotic Process Automation ins Spiel. RPA steht für die automatisierte Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen – durch digitale Software-Roboter. Damit hätten wir auch schon die nächste Sorge ausradiert: Sie müssen keinen Roboter in Ihr Büro stellen, der physisch existiert. Die Software imitiert menschliche Interaktionen mit Benutzerschnittstellen von Softwaresystemen. Diese Software-Roboter (auch RPA Bots genannt), arbeiten direkt auf Ihrer Ebene der grafischen Benutzeroberfläche. Dabei übernehmen die Bots die Rollen und Aufgaben der Anwendenden und agieren eigenständig mit anderen Softwaresystemen.
Nun zum dritten Vorurteil: Sobald Sie Prozesse automatisieren, müssen Sie neue, teure Plattformen implementieren und alle bestehenden Prozesse anpassen? Nein. Der große Vorteil von Robotic Process Automation liegt darin, dass Sie vorab keine Prozesse an die Software anpassen müssen oder spezielle Schnittstellen erstellen müssen. Ihre strukturierten Prozesse laufen mit Einführung von RPA nach wenigen Klicks automatisch ganz ohne Aufwand. Systemtests sind meist nicht erforderlich, denn die Software-Roboter handeln nahezu genauso wie die eigentlichen Anwendenden. Genau hier liegt ein weiterer Vorteil gegenüber traditionellen Prozessautomatisierungsansätzen wie dem Business Process Management (BPM). Bei diesem werden zunächst Geschäftsprozesse analysiert und durch Anpassungen optimiert, bevor diese automatisiert werden. Durch die Änderungen sind bei ganzheitlichen Ansätzen wie diesem regelmäßige Tests notwendig, um die Schnittstelle zwischen der Software und den Anwendenden auf ihre Wirksamkeit hin zu überprüfen. Mit der Implementierung eines RPA Bots können sie laufende Prozesse automatisieren, ohne diese kurzzeitig aussetzen zu müssen. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
Jetzt fragen Sie sich vielleicht, wo genau der Unterschied zwischen Makros, Skripten und RPA Bots liegt – denn das Wort Automatisierung kann mit allen in Verbindung gebracht werden. Makros sind kurze Codes, mit denen einzelne Aufgaben automatisiert ausgeführt werden können. Makros müssen jedoch immer wieder manuell ausgeführt werden und übernehmen Arbeit nicht von allein. Das Skript funktioniert wie eine Aneinanderreihung von Makros. Mehrere Codesequenzen werden aneinandergereiht und können ganze Arbeitsschritte und kleinere Prozesse ausführen. Wie bei den Makros ist allerdings auch hier ein manueller Start durch eine:n Anwender:in notwendig. RPA Bots bestehen im Gegensatz zu Makros und Skripten aus komplexer Software, die es den Robotern ermöglicht, logisch zu arbeiten und Prozesse in verschiedenen Umgebungen und Applikationen gleichzeitig auszuführen und die Daten zu verknüpfen. Dabei müssen sie nicht manuell angewiesen werden, einen Vorgang auszuführen. RPA kann Ihre Prozesse folglich nahezu vollständig automatisieren, während Makros und Skripten immer noch einer Anweisung durch Mitarbeitenden bedürfen.
Kurz gesagt: Ziel der Robotic Process Automation ist es, Geschäftsprozesse zu automatisieren, ohne Anwendungen anpassen oder zu ersetzen und dabei die Kosten Ihres Unternehmens zu senken. Automatisieren auch Sie wiederkehrende Aufgaben in Ihrem Unternehmen und steigern Sie Ihren Umsatz!
Diese Vorteile hat die Robotic Process Automation für Ihr Unternehmen
RPA ist überall einsetzbar, wo sich Aufgaben und Prozesse wiederholen. Besonders im Vertrieb gibt es viele Arbeitsschritte, die sich ständig wiederholen, wie beispielsweise das Extrahieren von Kund:innendaten aus E-Mails. Dank einer Integration von RPA Bots müssen Ihre Vertriebler:innen diese Daten nicht mehr einzeln aus jeder E-Mail in Ihre Arbeitsumgebung (z.B. Salesforce) übertragen. So verringern Sie nicht bloß die wertvolle Arbeitszeit, die für administrative Aufgaben verwendet wird, sondern gleichzeitig auch das Fehlerpotenzial. Des Weiteren kann die Software auch Formulare ausfüllen, Informationen verarbeiten, Berechnungen durchführen und auch auf externe Websites und Social-Media-Kanäle zugreifen. Die Auflistung der Funktionen kann nahezu endlos weitergeführt werden.
Es hört sich ganz so an, als ob RPA Bots die ganze Arbeit von Menschen übernehmen – auch hier können wir Sie beruhigen. Die menschliche Arbeit wird nicht ersetzt, sondern erleichtert und verbessert! Ihre Mitarbeitenden haben mit RPA Bots die Möglichkeit, sich um wichtigere Herausforderungen zu kümmern, als lediglich vermeidbare, zeitaufwendige Aufgaben zu bearbeiten. Zusätzlich haben diese immer aktuelle und korrekte Daten zu Hand zu haben, um beispielsweise die Kund:innenbeziehungen zu stärken. RPA Bots können Daten in Salesforce ergänzen und somit für bessere Qualität sorgen. Gleichzeitig werden die Daten in Ihrem Unternehmen präziser und schneller verarbeitet. Diese Daten können vom Vertrieb, Service und Marketing genutzt werden, um zielgerichtet, schnell und persönlich mit Ihren Kund:innen zu interagieren und nicht nur auf Ereignisse zu reagieren. Sind Ihre Mitarbeitenden von den „lästigen“ Aufgaben befreit und haben stets präzise Daten in Echtzeit parat, maximiert sich auch Ihr Umsatz fast automatisch!
Ein weiterer Vorteil von RPA Bots ist die einfache Integration in Ihre gewohnte Arbeitsumgebung. Sie lassen sich leicht implementieren und sind sehr Benutzer:innenfreundlich, sodass Sie Ihre Mitarbeitenden nicht speziell schulen müssen. Die RPA Bot wird von Experten, wie hanseflow als Unternehmensberatung konfiguriert, sodass Ihre Anwender kein komplexen IT-Systeme bedienen müssen. Starten Sie noch heute die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse und steigern Sie dadurch die Arbeitsmoral und Datengenauigkeit!
So können Sie RPA in Ihrem Unternehmen einsetzen
Grundsätzlich können Sie RPA überall da einsetzen, wo es wiederkehrende, strukturierte Aufgaben gibt. Die Softwareroboter rentieren sich am meisten bei Aufgaben, die sehr arbeitsintensiv sind und manuell durch Mitarbeitende ausgeführt werden müssen. Des Weiteren sollten die Aufgaben wiederkehrend, auf strukturierten Daten basieren und standardisiert sein. Es ist wichtig, dass die Ausführung der Prozesse nach eindeutigen Entscheidungskriterien bestimmt wird.
Typische Beispiele für den Einsatz von RPA Bots ist die Bearbeitung von Kund:innenanfragen und Bestellungen, Formulareingaben, Kund:innen- und Liefantendatenpflege, das Beschwerdemanagement, das Erstellen von Analysen und Berichten, die Abrechnung von Gehältern, das Aktualisieren von Bestandsdaten oder die Antragsbearbeitung. Mithilfe von Tools können Sie geeignete Prozesse identifizieren und diese anschließend gezielt automatisieren. Besonders qualifizierte Prozesse sind solche, die Schnittstellen zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen bilden. An diesen Schnittstellen ist das Fehlerpotenzial meist sehr hoch, denn Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen müssen die richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt für andere bereitstellen. RPA Bots können beispielsweise die optimale Lösung zwischen Ihrer Logistik-Abteilung und Ihrem Einkauf inkl. Rechnungswesen bilden.
Um Ihre Prozesse zu optimieren, müssen Sie heutzutage auch auf die Automatisierung setzen. Dank Robotic Process Automation verläuft die Automatisierung reibungslos und schnell, sodass Sie keine Zeit verlieren und Ihren Umsatz direkt maximieren können. Dank RPA können Sie die Effizienz Ihrer gesamten Geschäftsprozesse erhöhen und Ihrer Kund:innenservice verbessern. Passen Sie die RPA Bots individuell auf all Ihre Mitarbeitenden an und steigern Sie die Arbeitsmoral. Schaffen Sie eine effiziente und flexible Arbeitsumgebung für Ihre Mitarbeitenden, verbessern Sie die Kund:innenzufriedenheit, erhöhen Sie die Qualität Ihrer Daten und steigern Sie das Wirtschaftswachstum Ihres Unternehmens!
Möchten auch Sie Ihre Prozesse durch Robotic Process Automation automatisieren? Wir beraten Sie gerne!
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