Ihr Unternehmen sammelt Daten – und das ständig. Nur anhand dieser Daten können Sie Ihre Kund:innenbeziehung effizient managen und langfristig Vertrauen und Loyalität aufbauen. Da die Daten jedoch ungefiltert und unsortiert eintreffen, sind sie nicht aussagekräftig und nicht allen Mitarbeitenden zugänglich. Die Kund:innendaten nicht zu pflegen, kann zu fatalen Fehlentscheidungen und einer mangelhaften Ressourcenplanung führen – egal ob im Vertrieb, Service oder Marketing. Daten können über Erfolg und Misserfolg entscheiden Wir haben ein paar Tipps für Sie aufgelistet, wie Sie Ihre CRM-Datenpflege optimieren und fundierte Entscheidungen treffen können.
Die Qualität von Daten steht besonders im Customer-Relationship-Management (Kund:innenbeziehungsmanagement) im Vordergrund. Ohne Software wäre die Datenqualität heutzutage nicht mehr zu gewährleisten, denn die Anzahl der eingehenden Daten nimmt immer weiter zu. Werden alle Daten manuell eingepflegt, sind diese oft lückenhaft und unkorrekt – schlimmer noch: es entstehen Dubletten. Nur ein Tippfehler bei der E-Mail-Adresse eines Kontakts oder das Abkürzen von langen Firmennamen kann zu erheblichen Umsatzeinbußen führen, weil bestimmte Kunden:innen dann zum Beispiel nicht mehr im Reporting auftauchen oder nicht mehr per Newsletter informiert werden.Ein Tool wie beispielsweise Marktführer Salesforce ist für Ihr Unternehmen also unumgänglich. Die Software unterstützt Sie dabei, Marketing, Vertrieb und Service zu optimieren und alle Kund:innendaten richtig zu integrieren und strukturieren. Allein die Implementierung eines Systems reicht jedoch nicht aus. Eine richtige Anbindung der CRM-Software an die anderen Systeme Ihres Unternehmens ist absolut notwendig. Außerdem muss festgelegt sein, wie dieses System und die Beschäftigten mit den Daten umgehen. Nur so können Prozesse optimiert und beschleunigt werden, sodass Ihr Unternehmensgewinn steigt.
Unsere Tipps für Sie:
#1 Alles in einem!
Häufig werden Daten in vielen verschiedenen Systemen erfasst und abgelegt. Das führt dazu, dass die Beschäftigten große Teile ihrer Arbeitszeit damit verbringen, Daten und Informationen zu suchen. Doch nicht nur der enorme Zeitaufwand ist hier ein Problem: Auch das hohe Fehlerpotenzial beim Übertragen oder Einpflegen von Daten birgt große Gefahren, denn durch die mangelnde Datenqualität werden falsche Entscheidungen mit Umsatzeinbußen zur Tagesordnung. Wie so oft ist also das Vermeiden von administrativen Zeitfressern das A und O. Sie sollten daher unbedingt darauf achten, das CRM-System vollumfänglich in Ihre IT-Landschaft zu implementieren.
#2 Weniger ist mehr!
In vielen Unternehmen werden Kund:innendaten gespeichert, die nicht notwendigerweise in das System eingepflegt werden müssen. Das führt dazu, dass die einzelnen Informationen nur noch schwer nach ihrer Wichtigkeit sortiert werden können. Vermeiden Sie sinnlose Daten, speichern Sie nur wichtige Informationen und behalten Sie so den Überblick. Datensparsamkeit vermindert zudem zeitraubende Aufgaben, wie die manuelle Datenpflege.
#3 Sprechen statt Schreiben!
Handschriftliche Notizen sind immer noch an der Tagesordnung. Diese werden jedoch zu selten auch in das CRM-System eingegeben, sodass die Daten in diesem nicht aktuell sind oder gar verlegt. Alte oder fehlende Daten – das wissen Sie sicherlich – gehören zu den Dingen, die immer und unbedingt vermieden werden müssen. Doch die Notizen direkt in der Software zu machen, ist oft nicht komfortabel genug. Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden eine Speech-to-Text-Schnittstelle, sodass diese ihre Notizen einsprechen, anstatt sie zu notieren. Das CRM-System speichert diese automatisch und für alle Beschäftigten zugänglich ab. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass die Spracheingabe von überall aus möglich ist – ob im Büro, beim Einkaufen oder im Auto. Das Voice-Recording ermöglicht eine genaue Erfassung aller Meeting-Details, die bei manueller Eingabe aufgrund von Zeitmangel oft verlorengegangen wären. Sparen Sie Zeit und erfassen Sie alle Informationen – ganz einfach mit einer Voice-Recording-Schnittstelle!
#4 Motiviert zum Unternehmenserfolg!
Anfangs mag Datenpflege Ihnen und Ihren Mitarbeitenden noch wie eine Last vorkommen. Ohne Motivation sind solch administrative Aufgaben, selbst wenn sie weitestgehend automatisiert sind, für die meisten Menschen frustrierend und sinnlos. Führungskräfte wissen oft nicht, wie sie die Mitarbeitenden von der Wichtigkeit dieser Aufgabe überzeugen können. Setzen Sie kleine Anreize oder Prämien ein, um Ihre Beschäftigten zu motivieren. Nach einiger Zeit werden diese bemerken, dass Datenpflege auch für ihre Arbeit enorme Vorteile bringen und diese Aufgabe als für sich persönlich wichtig erachten. Denn gut gepflegte Daten sind nicht bloß langfristig umsatzsteigernd, sondern erleichtern die Arbeitsprozesse maßgeblich.
#5 Kleine Ziele führen zum Ziel!
Um die Arbeitsqualität zu erhöhen, müssen Ihre Führungskräfte auch strategisch führen, damit die neuen Prozesse in die Unternehmenskultur mitaufgenommen werden. Besonders bei der Einführung eines neuen Systems gibt es oft anfängliche Hürden, die zu meistern sind. Beispielsweise müssen Verhaltensweisen umgestellt und die Nutzung der Software neu erlernt werden. Dies stellt einen Mehraufwand zur alltäglichen Arbeit dar, soll aber nebenher „erledigt“ werden. Reduzieren Sie vorher die Aufgaben der Mitarbeitenden, werden Sie feststellen, dass diese deutlich gelassener mit den veränderten Prozessen und Arbeitsweisen umgehen. Zusätzlich sollten Sie Schulungen und Trainings anbieten, damit sich die Mitarbeitenden nicht im Stich gelassen fühlen. Die einfache Möglichkeit, Verständnisfragen zu stellen, führt zu schnelleren und besseren Ergebnissen, denn regelmäßige Trainings bewirken ein tiefes Verständnis des Tools. Nur so können Sie die neuen Arbeitsprozesse effizient implementieren. Motivieren Sie Ihre Beschäftigten zusätzlich durch kleine Prämien oder Anreize, wenn diese ein „Zwischenziel“ erreicht haben. Dies könnte zum Beispiel das Anlegen von einer bestimmten Anzahl an Kontakten sein. Definieren Sie einzelne kleine Ziele, deren Erreichung Sie belohnen. Wie in Tipp #4 können Sie die Prämien nach einiger Zeit weglassen, denn die Mitarbeitenden werden die Sinnhaftigkeit der neuen Prozesse schnell verstehen.
#6 Jeder Kontakt braucht seine Zeit!
Nicht jede:r Kund:in hat den gleichen ökonomischen Wert, weshalb die Festlegung einer pauschalen Bearbeitungszeit ineffizient ist. So ist bei Kund:innen die mehr Umsatz generieren, also bei denen der Kund:innenwert höher ist, eine längere Bearbeitungszeit gerechtfertigt als bei der Kundschaft, die nur einen kleinen Teil zum Gewinn beiträgt. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, den jeweiligen Kund:innenwert (Gleiches gilt für das Kund:innenwertpotenzial) zu erkennen und die Arbeitszeit für die Datenpflege an diesem zu orientieren. Sie werden feststellen, dass die Datenpflege mit dem richtigen Zeitmanagement keine Last mehr für Ihre Mitarbeitenden darstellt.
Damit Ihr Unternehmen erfolgreich wirtschaften kann, sind gut gepflegte und aktuelle Daten ein Muss. Mit unseren Tipps können Sie es Ihren Beschäftigten erleichtern, die neuen Prozesse anzunehmen und zu verinnerlichen. Führen Sie nicht bloß eine neue Software ein, sondern integrieren Sie die veränderten Arbeitsprozesse in Ihre Unternehmenskultur ein. So sorgen Sie nicht nur für mehr Verständnis, sondern ermöglichen gleichzeitig auch die Maximierung Ihres Unternehmensgewinns. Nur gepflegte Daten sind gute Daten!
Möchten auch Sie mehr über die richtige Pflege Ihrer CRM-Daten erfahren? Wir beraten Sie gerne!
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