Wenn ein ganzheitliches CRM-System eingeführt und genutzt werden soll, sollten auch E-Mails synchronisiert und archiviert werden, sodass die gesamte Korrespondenz in Salesforce für alle verfügbar ist. Hierfür gibt es seitens Salesforce mehrere Möglichkeiten, unter Anderem Einstein Activity Capture und Lightning Sync, die auf den ersten Blick gleichermaßen zu funktionieren scheinen. Im Folgenden wird aufgezeigt, welche Unterschiede beide Verfahren vorweisen.
Lightning Sync
Um Prozesse und Vorgänge zu vereinfachen, bietet Salesforce das im Abonnement enthaltene Tool Lightning Sync an. Dadurch lassen sich E-Mails automatisch in Salesforce archivieren. Auch eine manuelle Verknüpfung von Mails mit Datensätzen in Salesforce stellt kein Hindernis mehr dar. Mithilfe der anpassbaren Features, wie zum Beispiel dem Hinzufügen oder Entfernen von Informationen in Outlook oder der Anpassung der Fenster, ist eine individuelle Gestaltung möglich.
Um weitere Funktionen zu erhalten, kann Inbox als kostenpflichtiges Tool verwendet werden. Es handelt sich um eine App, die den Kalender von beispielsweise Exchange mithilfe eines bestimmten Algorithmus im Hintergrund mit Salesforce aktualisiert. Hierbei besteht die Möglichkeit, neben E-Mails auch Kontakte, Veranstaltungen oder auch Ereignisserien, i.d.R. sich wiederholende Ereignisse, zu synchronisieren. Dieses Thema wird in einem separaten Artikel erläutert.
Zu beachten: Sofern in Outlook Kontakte gelöscht werden, findet jedoch keine Synchronisation statt. Hierbei müssen innerhalb beider Anwendungen die Kontakte jeweils entfernt werden.
Lightning Sync fungiert als Kommunikationsmittel zwischen den Benutzern. Eine Zusammenarbeit einzelner Instanzen von Google oder Exchange kann ebenfalls konfiguriert werden, ob in nur eine Richtung oder zwischen den Servern. Dadurch müssen Arbeiten zwischen Systemen nicht mehr dupliziert werden, sodass die Produktivität erhöht werden kann.
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Einstein Activity Capture
Mithilfe von Einstein Activity Capture können ebenfalls E-Mails und Kalender im Rahmen von Salesforce synchronisiert werden. Der Unterschied zum Lightning Sync besteht jedoch darin, dass diese beim Einstein Activity Capture automatisch zur Aktivitätsleiste des jeweiligen Kontakts, Leads oder Kontos hinzugefügt werden.
Ebenfalls erfolgt eine automatische Zuordnung von Ereignissen oder Mails den dazugehörigen Kontakt-, Lead- oder Vertragsdatensätzen. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese empfangen oder selbst versendet wurden. Eine Abhilfe schafft das Tool, indem E-Mails über das verbundene Mailkonto gesendet werden können, ohne, dass hierbei ständige Wechsel erfolgen müssen. Der Weiteren werden, basierend auf dem Inhalt der Mail, mögliche Maßnahmen vorgeschlagen, die dem Nutzer weitestgehend nützliche Informationen für weitere Vorgehen bieten.
Auch im Rahmen des Einstein Activity Capture muss beispielsweise das Löschen von Kontakten auf beiden Kalenderanwendungen manuell erfolgen, da hier keine Synchronisation stattfindet. Salesforce-Mitglieder haben die Möglichkeit, Empfehlungen im Hinblick auf andere Nutzer innerhalb ihres Netzwerks zu erhalten. Sei es, um einen weiteren Informationsfluss zu gewährleisten oder das Netzwerk auszuweiten.
Eine weitere Funktion bietet die Anzeige. Hierbei werden dem Nutzer Informationen darüber vermittelt, wie viele Interaktionen mit einem anderen Lead oder Kontakt zustande gekommen sind. Ein Algorithmus bestimmt Anhand dessen, ob eine Zusammenarbeit mit der jeweiligen Person sinnvoll ist.
Einstein Activity Capture fasst ebenfalls Vertriebsaktivitäten zusammen, die von Salesforce manuell hinzugefügt wurden. Über so genannte Registerkarten wird ersichtlich, wie sich die einzelnen Aktivitätstypen in den letzten Tagen oder Monaten entwickelt haben. Daraus erschließt sich für die Nutzer die Chance, Prognosen abzugeben, inwiefern sich die Aktivität weiter entwickeln wird.
Fazit
Letzten Endes muss jedes Unternehmen selbst entscheiden, welches der beiden Tools am effektivsten für den Betrieb ist. Hierbei sollten die Vorteile je nach Notwendigkeit abgewogen werden, um sich optimal ausstatten zu können.
Fragen zu Lightning Sync oder Einstein Activity Capture?
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