Der erste Artikel der Artikelserie Salesforce Usability-Features hat erläutert, wie Sie von der Salesforce App profitieren können. Dieser Beitrag befasst sich mit Integration von Outlook und wie dieses Add-In den Arbeitsalltag erleichtert und effizienter gestaltet.
Geschwindigkeit ist heutzutage maßgebend für den Unternehmenserfolg. Zudem wird der Wettbewerb in vielen Branchen immer härter. Daher müssen Unternehmen die eigenen Prozesse stetig effizienter gestalten und administrative Tätigkeiten so weit wie möglich beschleunigen und automatisieren. Gerade das Suchen und Ablegen von E-Mails ist ein vermeidbarer Prozess.
Die fehlende Integration von Outlook und CRM hat oft große Schwierigkeiten bereitet. Besonders Vertriebsmitarbeitende sind auf Outlook und gleichzeitig auch auf alle Kundendaten angewiesen. Etwa die Hälfte ihrer Arbeitszeit verbringen Vertriebler:innen mit dem Beantworten von E-Mails und der dazugehörigen Recherche von relevanten Kundeninformationen. Genau dieser Wechsel zwischen Outlook und CRM kostet täglich viel Zeit. Zeit die an anderer Stelle fehlt.
Salesforce hat diese Herausforderung gelöst! Das Outlook Add-In Salesforce Inbox ermöglicht allen Mitarbeitenden, insbesondere denen des Vertriebs, die Daten sowohl in Salesforce als auch in Outlook im Blick zu behalten und zu verwalten. Die Planung von Terminen und Aufgaben wird durch die Verbindung von Outlook und Salesforce deutlich vereinfacht. Kundendaten müssen nicht wie bisher in zwei, sondern nur in eine Anwendung eingetragen werden. Alle Termine werden automatisch synchronisiert (Lightning Sync. / Einstein Activity Capture muss aktiviert sein), sodass Ihr Kalender immer auf dem aktuellen Stand ist. So können Fehler, wie beispielsweise Doppelbuchungen einfach und effektiv vermieden werden.
Außerdem kann mit Salesforce Inbox direkt im Posteingang überprüft werden, ob ein zu planendes Meeting mit dem Kalender übereinstimmt oder ob es eine Überschneidung geben würde. Nutzende müssen nicht mehr zwischen ihrem Kalender und der E-Mail wechseln, um einen Termin zu organisieren.
Alle Salesforce Aufgaben, wie beispielsweise Follow-Ups, können nun auch aus Outlook heraus bearbeitet werden, sodass keine Daten nachgetragen werden müssen. Die Synchronisation aller Aufgaben und Ereignisse verschafft einen optimalen Überblick und senkt somit die Fehlerrate maßgeblich und vereinfacht das Zeitmanagement erheblich.
Salesforce Inbox benachrichtigt Sie automatisch, wenn eine wichtige, von Ihnen versendete E-Mail nicht beantwortet wurde oder die Aufgabe, die Sie in der E-Mail vergeben haben, noch nicht bearbeitet wurde. So können Sie alles im Blick behalten, ohne stetig nachfragen zu müssen. Zusätzlich können sie E-Mails planen und den Zeitpunkt festlegen, zu dem die E-Mail versendet werden soll.
Des Weiteren wird das Kontaktmanagement einheitlich gestaltet. So müssen die Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Positionen, die in Outlook eingetragen werden, nicht mehr für Salesforce in Opportunities und Deals umgeändert werden, um sie managen zu können. Alle Outlook Daten können mit ein paar Klicks mit den Salesforce Kontakten synchronisiert und verbunden werden, sodass Ihre Kundendaten immer auf dem neusten Stand sind. Die Kontakte synchronisieren sich sogar, wenn gewollt, auf das Telefon. Vollkommen automatisch!
Um die richtige Ablage von E-Mails müssen Sie sich zukünftig nicht mehr kümmern, denn eingehende E-Mails von Kund:innen werden den Salesforce Kontakten automatisch zugeordnet. Alle Mitarbeitenden, nicht nur die Mitarbeitenden des Vertriebs, haben dadurch Zugriff auf den gesamten Schriftverkehr und können die Customer Journey mitverfolgen. Somit hat z.B. die Service-Abteilung oder das Marketing auch Zugriff auf die letzte Korrespondenz. Um die Antwortgeschwindigkeit zu erhöhen, bietet das Salesforce Outlook Add-In passende Templates an, die Sie auswählen und direkt verschicken können.
Das Outlook Add-In lässt sich über von Ihrem Desktop, der Web-Version und aus der mobilen Anwendung heraus nutzen und sichert Ihnen die 360° Sicht auf Ihre Kund:innen.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann testen auch Sie jetzt die Outlook Integration!
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Wir beantworten sie gerne.
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