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Wenn Sie sich dazu entschieden haben eine CRM-Lösung einzuführen, sollten Sie auch eine IST-Analyse in Ihrem Unternehmen durchführen. Sie schafft eine gute Basis für Ihr CRM-Projekt und kann schon in einer frühen Phase Kosten minimieren. Wir erklären, welche Möglichkeiten es für die IST-Analyse gibt und wie Sie dabei vorgehen können.

 

Vorgehensweise

Bei der IST-Analyse werden die Prozesse und Abläufe in einem Unternehmen genaustens angeschaut und der aktuelle Stand des Unternehmens wird dokumentiert. Dabei werden sowohl Details in technischer als auch in struktureller Hinsicht unter die Lupe genommen. Es kann von großem Vorteil sein, seine Mitarbeiter in die Analyse mit einzubeziehen. Viele Mitarbeiter kennen sich in Ihrem Bereich bestens aus und wissen, wie die Prozesse in ihrem Unternehmen ablaufen und welche Systeme eventuell bereits verwendet werden.

Wenn Sie sich für die Implementierung durch einen CRM-Dienstleister entschieden haben, wird dieser häufig Gespräche mit Ihren Mitarbeitern führen, um sich ein besseres Bild von Ihrem Unternehmen zu machen. Natürlich können Sie auch Fragebögen nutzen, um Ihre Mitarbeiter in den Prozess miteinzubeziehen. Wichtig ist, dass Sie herausfinden, an welchen Punkten Ihr CRM-System ansetzen soll und in welchen Abteilungen die Verwendung des Systems überhaupt Sinn macht.

Zudem müssen interne Prozesse genauestens definiert werden, damit diese sich anschließend im CRM-System abbilden lassen. Ein Gespräch mit Ihrer Vertriebsabteilung kann dann genaue Auskunft über den Ablauf eines kompletten Verkaufsprozesses geben. Später wird dieser dann optimiert im CRM-System zu finden sein und greift Ihren Vertriebsmitarbeitern unter die Arme.

 

Vorteile der IST-Analyse

Mit einer ausführlichen Analyse Ihrer Prozesse vermeiden Sie, dass überflüssige Funktionen implementiert werden. Häufig werden Lösungen mit einer Menge an Funktionen ungerne genutzt, weil es den Mitarbeitern schwer fällt, das System zu verstehen oder Sie von der Vielfalt erschlagen werden. Zudem zahlen Sie am Ende für ein System, welches einfach nur möglichst viele Funktionen beinhaltet, die Sie gar nicht benötigen.

Mit der IST-Analyse können Sie sicherstellen, dass Sie ein System erhalten, welches perfekt auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Ihre Prozesse können zielgenauer optimiert werden, da Sie oder Ihr Berater die Anforderungen an das System genauestens kennen und wissen, was benötigt wird.

Durch die Analyse Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur wissen Sie zudem genau, welche Systeme in Ihre CRM-Lösung integriert werden sollen und vermeiden, dass Ihnen wichtige Daten verloren gehen.

 

Fazit

Die IST-Analyse bei einem CRM-Projekt ist unverzichtbar und sollte vor jeder CRM-Einführung stattfinden. Ein CRM-Projekt kann nur erfolgreich werden, wenn Sie wissen was für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter das Beste ist. Zudem ist es wichtig, kontinuierlich Rücksprache mit Ihren Mitarbeitern zu halten, denn durch ihr Feedback können Sie feststellen, ob gegebenenfalls noch Funktionen fehlen oder etwas nicht berücksichtigt wurde.